Методы аттестации персонала: как повысить эффективность команды

Как понять, насколько сотрудники справляются со своими обязанностями и куда им двигаться дальше? 

Простые наблюдения и субъективные мнения не дают точного ответа. Поэтому в практике управления используют методы аттестации персонала. Это инструменты, которые помогают оценить компетенции, выявить зоны роста и определить перспективы развития команды. 

Из этой статьи вы узнаете: 

• что такое аттестация сотрудников и зачем она нужна;
• какие бывают формы, виды и методы аттестации персонала в организации;
• чем данный подход отличается от общей оценки сотрудников;
• что важно учесть на каждом этапе и как правильно к процедуре;
• как анализировать результаты и преодолевать возможные трудности.

Кроме того, мы разберём типичные ошибки и способы их устранения. 

Методология

От того, какой подход использует компания при аттестации сотрудников, зависит не только точность итоговой оценки, но и доверие команды к процессу. Прозрачная система ранжирования исключает субъективность и делает процедуру справедливой для всех участников. 

Поэтому при выборе нужно учитывать несколько факторов:

Словом, методология строится на сочетании целей компании, специфики задач, культуры и масштаба бизнеса. Чем лучше учтены эти факторы, тем прозрачнее и эффективнее будет выбранный метод аттестации персонала.

Почему аттестация важна для развития бизнеса

Компании регулярно проводят оценку сотрудников. Она может быть неформальной: руководитель даёт обратную связь, отмечает сильные стороны и зоны роста. Аттестация отличается тем, что это всегда официальная процедура. Она проводится по установленным правилам и обязательно оформляется документально.

У аттестации есть несколько целей: 

1. Проверить, насколько компетенции сотрудника соответствуют должности. Это нужно, чтобы понять, кого можно повысить, перевести на другую должность или включить в кадровый резерв.
2. Найти слабые стороны и превратить их в точки роста. Так составляют индивидуальные планы развития.
3. Определить сильные стороны. То есть то, в чём сотрудник особенно успешен. Эти умения стоит учитывать при постановке задач и построении командной работы.
4. Поддержать мотивацию. Чёткая и справедливая оценка показывает сотрудникам, что их труд замечают, и что у них есть карьерные перспективы.

Для бизнеса очень важны структура и методы аттестации персонала. Ведь процедура позволяет контролировать уровень знаний, грамотно использовать ресурсы и создавать траектории обучения для каждого сотрудника. В результате снижается риск ошибок, сокращаются текучесть и затраты на найм. 

Виды аттестации: плановая и внеплановая

Методы проведения аттестации персонала позволяют организовывать её по заранее установленному графику или в ответ на конкретные ситуации. 

Плановая аттестация

Она проходит регулярно. Например, раз в год или чаще. Её цель — системно проверять, как сотрудники справляются со своими обязанностями и фиксировать динамику развития. 

Плановая процедура особенно важна в сферах с жёсткими требованиями к безопасности и стандартам качества. Например, в медицине, образовании, на госслужбе и опасных производствах. 

Внеплановая аттестация

Её проводят по особой необходимости. Допустим, при назначении на руководящую позицию, при переводе на новую должность, после длительного перерыва в работе или при резком изменении требований к профессии. 

В этих случаях важно убедиться, что сотрудник готов к новым задачам или способен быстро адаптироваться к изменениям.

Чтобы вам было проще ориентироваться в особенностях этих видов, мы подготовили таблицу:

Есть категории специалистов, для которых аттестация обязательна. Это педагоги, врачи, юристы, инженеры по охране труда, сотрудники опасных объектов. Для них регулярная проверка знаний и компетенций закреплена на законодательном уровне. 

Но и в бизнесе такие практики полезны. Благодаря им компании получают более реальную картину и могут планировать развитие на основании аналитики.

Формы и методы аттестации персонала: традиционные и современные подходы

Этапы и методы аттестации персонала зависят от целей, задач компании и категории сотрудников. 

Формы аттестации

По способу организации различают несколько форм:

• Очная. Сотрудник лично проходит собеседование или тестирование. Этот способ удобен тем, что можно быстро прояснить непонятные моменты и сразу обсудить ответы. Но недостаток очевиден: при большом штате процедура занимает много времени и требует значительных ресурсов.
• Заочная. Знания и навыки проверяют по документам, отчётам или письменным заданиям. Формат удобен для массовой проверки, но не показывает всех особенностей поведения и мотивации сотрудников.
• Онлайн. Интервью и тесты проходят через цифровые платформы. Преимущество здесь в удобстве: все результаты хранятся в системе, доступ есть с любого устройства. Ограничение — сложнее оценить «живые» навыки, например переговоры или работу с возражениями.
• Комбинированная. Сочетает разные форматы: например, онлайн-тест + очное интервью. Чаще всего компании выбирают этот вариант, ведь так можно оценить навыки в комплексе.

Способы проведения

После выбора формы важно определить, как именно будет проходить процедура. Её можно проводить индивидуально или в группах. 

• Индивидуальный формат подходит для проверки навыков специалистов, чья работа связана с высокой ответственностью. Например, врачи или инженеры.
• Групповой формат позволяет одновременно оценить командные навыки — коммуникацию, распределение ролей, лидерство. Часто используется в продажах или сервисе.
• Ассессмент-центр объединяет сразу несколько методов: ролевые игры, деловые задания, тесты и наблюдения. Он даёт самую полную картину, но требует более длительной подготовки.

Давайте кратко сравним форматы: 

Традиционные методы

Теперь перейдём к инструментам. Самыми первыми в компаниях стали использовать традиционные методы. Они просты в применении и до сих пор востребованы.

• Ранжирование. Сотрудников выстраивают по эффективности от лучшего к худшему. Отлично подходит для небольших команд, но может восприниматься как субъективный способ.
• Матрица «потенциал/эффективность». Делит сотрудников на группы: «звёзды», «резерв», «середина» и «зона риска». Руководитель сразу видит, кто заслуживает повышения, а кому нужно обучение.
• Метод баллов. Каждая компетенция оценивается в баллах, а итоговая сумма показывает общий уровень. Это удобный и быстрый способ, но без контекста может быть слишком формальным.
• Шкалирование. Компетенции оцениваются по шкале, например от 1 до 5. Такой подход удобен для быстрой проверки, но остаётся риск субъективности в оценке.
• Тесты и анкеты. Проверяют знания и соответствие стандартам. Хорошо подходят для технических профессий, но слабо отражают личностные качества.
• Интервью. Универсальный инструмент, который позволяет глубже понять мотивацию и поведение. Минус — сильная зависимость от компетентности интервьюера.
• Метод описания. Руководитель составляет развёрнутую характеристику. Такой способ даёт подробную информацию, но требует много времени.

Современные методы

С развитием технологий и подходов к управлению персоналом появились новые методы.

• Анализ выполненных задач. Оценка на основе конкретных проектов или кейсов. Чаще всего используется в IT или проектных командах.
• Деловые игры. Позволяют смоделировать рабочую ситуацию и посмотреть, как сотрудник действует под давлением или в условиях неопределённости.
• Оценка «360 градусов». Сотрудник получает обратную связь от коллег, руководителей, подчинённых и от себя самого.
• MBO (управление по целям). Оценка через выполнение индивидуальных целей, которые напрямую связаны с задачами компании.
• Оценка по компетенциям. Сравнение текущих навыков сотрудника с эталонной моделью компетенций. Особенно полезно для построения кадрового резерва.
• BARS (метод поведенческих факторов). Опирается на конкретные примеры поведения, а не на общие суждения.
• Ассессмент-центр. Комплекс упражнений, ролевых игр и симуляций. Один из самых точных методов, хотя и ресурсоёмкий.
• OKR. Проверка достижения ключевых результатов, привязанных к стратегическим целям компании.

Если важна скорость и экономия ресурсов, подойдут традиционные методы. Если приоритет — связать результаты с реальными показателями бизнеса, то без современных решений не обойтись. На практике чаще всего эти методы комбинируют. 

При выборе вы можете ориентироваться на такие критерии: 

На что обратить внимание

Формы и методы аттестации персонала должны быть тесно связаны с задачами бизнеса. Традиционные методы позволяют сформулировать понятные правила и избежать лишних затрат. Современные — обеспечивают глубину и связь с реальными результатами. 

Когда компания сочетает разные методы, она получает максимально объективную картину. 

Чем оценка сотрудников отличается от аттестации

Это разные инструменты, но их часто путают. Важно разобраться в различиях, чтобы правильно выстраивать процесс и не перегружать команду лишними задачами.

Оценка сотрудников

Это более гибкий инструмент, который компании используют в ежедневной работе. Оценка может быть формальной или неформальной: например, регулярная обратная связь от руководителя, промежуточные тесты после обучения, анализ KPI или даже обычный разговор о результатах за неделю.

Цель оценки — понять текущий уровень компетенций и вовремя скорректировать действия. Обычно она проводится регулярно, не требует специальных документов и не ограничивается какими-то сроками. 

Например, менеджер по продажам прошёл обучение по технике переговоров. Через неделю руководитель провёл разбор звонков и отметил, что сотрудник стал чаще использовать открытые вопросы, но всё ещё перебивает клиентов. Это оценка: она фиксирует прогресс и даёт обратную связь без сложных процедур.

Аттестация сотрудников

Это уже официальная процедура, которая проводится по установленным правилам. Её результаты обязательно фиксируются, а критерии, методы и сроки определяются заранее.

Главная цель аттестации — подтвердить соответствие сотрудника занимаемой должности или принять решение о карьерных перспективах. Также она применяется в случаях, когда результат должен быть официально зафиксирован и иметь юридическую силу.

Допустим, планируется повысить ведущего инженера до руководителя проекта. Для этого он выполняет тест на знание нормативов, защищает проектное решение перед комиссией и готовится к интервью. По итогам составляется протокол, и уже на этом основании принимают решение о повышении.

Теперь, когда разница понятна, остаётся вопрос: в каких случаях достаточно обычной оценки, а когда нужна аттестация? Давайте разберёмся:

Таким образом, оценка и аттестация персонала не конкурируют, а дополняют друг друга. Первая помогает развивать сотрудников в повседневной работе, а вторая подтверждает квалификацию и становится основанием для стратегических решений.

Как проходит аттестация: ключевые этапы

Это формализованный процесс, который требует тщательной подготовки. Чтобы процедура прошла эффективно и не вызвала у сотрудников сопротивления, важно заранее продумать все шаги и действовать по алгоритму. Обычно в него включают пять основных этапов.

1. Подготовительный этап

Здесь компания определяет цели и задачи. Руководители вместе с HR решают, кого именно будут проверять, какие компетенции оценивать и какие инструменты использовать. На этом же этапе формируется аттестационная комиссия и составляется план-график.

Важно заранее информировать сотрудников! Рассказать, зачем нужна процедура, какие будут критерии оценивания и как будут использованы результаты. Прозрачность снижает напряжение и повышает доверие к процессу.

Например, можно разослать памятки по этапам и провести встречу с линейными менеджерами. 

2. Этап формализации

Далее готовят документы и определяют критерии. Кроме того, формулируют показатели эффективности, описывают шкалы оценки, создают тесты, анкеты и чек-листы для интервью. Все инструменты утверждаются руководством.

Одновременно фиксируют правила: кто будет оценивать, сколько времени займёт процедура, каким образом будут оформлены результаты. 

3. Проведение пробной оценки

Перед основной процедурой полезно провести «тестовый прогон». Так можно выявить слабые места в инструментах оценки и понять, насколько сотрудники готовы к выбранному формату. Иногда пробная оценка проводится на небольшой группе — например, на одном отделе.

4. Непосредственная аттестация

Она может включать, допустим, тестирование, интервью, разбор кейсов, деловые игры или ассессмент-центр. Важно, чтобы процесс проходил по единым правилам и одинаково для всех участников!

Комиссия фиксирует результаты в протоколах, а сотрудники получают возможность задать вопросы или прокомментировать свою работу. Такой диалог делает процедуру менее формальной и помогает снизить стресс.

5. Подведение итогов

Здесь комиссия анализирует данные и формирует заключение. В нём фиксируется, соответствует ли сотрудник занимаемой должности, какие сильные стороны у него есть и где нужны доработки.

Результаты доводятся до каждого участника. А руководство принимает соответствующее решение: повышение, перевод, включение в кадровый резерв или направление на дополнительное обучение. 

Обратная связь должна быть не формальной, а полезной. Вместо сухого отчёта лучше выбрать конкретные рекомендации и составить план развития для сотрудника. 

Так, руководитель может лично встретиться со специалистами, чтобы огласить результаты и обсудить дальнейшие действия. 

Как подготовиться к аттестации: чек-лист для сотрудников и работодателя

Если и работодатель, и сотрудники знают, что их ждёт, процесс проходит без лишнего стресса и даёт реальные результаты. Предлагаем разобрать процесс подготовки с обеих сторон.

Для сотрудников

• Познакомиться с критериями и форматом

  Проанализировать, какие показатели будут оценивать — компетенции, выполнение KPI или соблюдение стандартов. Кроме того, важно понять, в какой форме пройдёт проверка: тесты, интервью, кейсы или метод «360 градусов». 

  Это снижает тревожность и помогает сосредоточиться на предметной подготовке. 

• Собрать достижения в портфолио

  Следует включить в него проекты, результаты в цифрах, отзывы клиентов и коллег, награды. При этом соблюсти формат: задача — действие — результат. 

• Сверить KPI с целями

  Стоит соотнести фактические показатели с планом. Если есть недоработки — подготовить объяснение причин и подумать, что вы намерены предпринять. 

• Проверить ключевые знания и навыки

  Например, пройти тесты, освежить в памяти регламенты и рабочие инструкции, повторить алгоритмы. Для этого можно использовать базу знаний, тренажёры или записи лучших практик. 

• Запросить обратную связь заранее

  Обратиться к руководителю или наставнику и попросить его прокомментировать: что стоит усилить, какие кейсы лучше презентовать комиссии, на что обратить внимание.

• Подготовить примеры решения задач

  Отразить не только то, что было сделано, но и как. Какие решения вы предлагали, как выстраивали взаимодействие с коллегами и клиентами, какие инициативы реализовали.

• Определить краткосрочные и долгосрочные цели в карьере

  Лучше заранее сформулировать, что вы хотите улучшить в дальнейшем. Наличие собственных предложений по обучению или работе показывает готовность к росту и ответственность за своё развитие.

Для работодателя

• Объяснить цели и пользу аттестации

  Заранее донести до сотрудников, зачем проводится процедура и какие решения будут приняты по её итогам. Важно подчеркнуть, что цель аттестации — развитие, выявление сильных сторон и планирование карьерных шагов, а не наказание.

• Проверить готовность инструментов

  Убедиться, что тесты, анкеты, шкалы, чек-листы и сценарии интервью соответствуют задачам и ролям сотрудников. Проверить доступ к LMS, базе знаний и другим системам.

• Чётко обозначить сроки и порядок процедуры

  Определить, когда и в каком формате пройдёт аттестация, кого включить в комиссию и как именно фиксировать результаты. Важно заранее сообщить, в какие сроки сотрудники получат обратную связь и что делать в случае разногласий.

• Сформировать и подготовить комиссию

  Провести инструктаж по критериям и шкалам, объяснить, какие ошибки считаются критичными, а где допустимы отклонения. Это снижает субъективность и делает процесс справедливым для всех.

• Провести пилотное тестирование

  На небольшой группе проверить работу инструментов и при необходимости внести изменения. Такой шаг позволяет выявить неточности и избежать недопониманий.

• Обеспечить конфиденциальность данных

  Установить правила доступа к результатам. Важно определить, где и сколько времени они будут храниться, кто сможет их просматривать.

• Связать результаты с развитием компании

  Продумать, на какие шаги вы готовы: запуск обучения, участие в новых проектах, включение в кадровый резерв и так далее. Для этого важно, чтобы сами HR и L&D-руководители обладали достаточной экспертизой.

  Повысить её можно, пройдя специализированные программы. Например, в Академии iSpring есть практический онлайн-курс «Руководитель отдела обучения и развития персонала», где за 3 месяца можно собрать стратегию развития отдела обучения в компании: от бюджетирования и состава команды до запуска проектов, связанных с целями бизнеса.

Сложности и типичные ошибки при аттестации

Даже при безукоризненном плане аттестация может пройти не так, как задумано. Полезно заранее предусмотреть типичные ошибки и продумать, как их исправить. 

Сопротивление сотрудников

Частая реакция — страх и недоверие. Люди могут воспринять аттестацию как угрозу: «меня хотят уволить» или «это формальность ради отчёта». 

Чтобы снизить сопротивление, стоит заранее объяснить цели, подчеркнуть, что процедура нужна для развития, и обязательно показать перспективы карьерного роста. 

Нечёткие цели

Если компания сама не понимает, зачем проводит аттестацию, итог предсказуем — результаты вряд ли принесут практическую пользу. 

Решение простое: использовать максимально конкретные формулировки. Например: «по итогам хотим определить кандидатов на повышение» или «составить план обучения на следующий год».

Субъективность

Даже при строгих критериях итог процедуры может зависеть от симпатий руководителя или личных отношений в коллективе. Это снижает доверие к процессу и вызывает конфликты. Чтобы избежать субъективности, нужно: 

• согласовать подходы к оцениванию внутри комиссии. Достаточно обсудить, как трактовать шкалы, что считать высоким уровнем, а что — низким;
• использовать разные источники информации. То есть не полагаться только на характеристику руководителя, а учитывать также тесты, фактические KPI, отзывы коллег и клиентов.

Допустим, сотрудник получил средний балл на интервью. Тогда стоит посмотреть на другие данные: его KPI, отзывы коллег, результаты проектов. Если эти показатели высокие, то общее решение будет более справедливым и объективным.

Недостаточная подготовка

Иногда процессы запускают «с нуля», без проверки инструментов и обучения комиссии. В итоге тесты не соответствуют задачам сотрудников, интервьюеры задают вопросы невпопад, а сроки постоянно сдвигаются. Это приводит к хаосу и разногласиям в коллективе. 

Избежать такого исхода помогает пробный запуск на небольшой группе и внимательная проверка всех инструментов до начала основной процедуры.

Чем яснее цели, прозрачнее правила и основательнее подготовка, тем меньше сопротивления и выше ценность аттестации как для компании, так и для сотрудников.

Как превращать результаты в эффективные решения

Главная ценность аттестации в том, как будут использованы данные об оценках и баллах. Поэтому первый шаг — перевести итоги в конкретные действия.

Как использовать итоги

Результаты можно применять для достижения разных целей. Для сотрудников это основа индивидуальных планов развития, ведь аттестация показывает сильные стороны и зоны роста. Например: 

• если специалист плохо знает продукт, стоит отправить его на дополнительное обучение;
• если сотрудник демонстрирует стабильные результаты и готовность брать на себя ответственность, его можно назначить наставником для новичков;
• если выявлен высокий потенциал, стоит включить человека в кадровый резерв и поэтапно готовить к руководящей позиции.

В то же время для руководителей это возможность усилить команду: 

• если персонал плохо справился с блоком переговоров, это сигнал организовать тренинг именно по коммуникации с клиентами, а не общий курс;
• если видно, что операторы хорошо знают скрипты, но с трудом справляются с конфликтными клиентами, значит, нужен отдельный модуль по работе со стрессовыми ситуациями и так далее.

У каждой компании будут свои примеры применения итогов. Главное — не оставлять результаты «на бумаге», а превращать их в конкретные действия: обучение, развитие или движение по карьерной лестнице. 

Анализ результатов всего коллектива

Он показывает, какие компетенции развиты хорошо, а где есть системные пробелы.

Посмотрим на примере. Допустим, выяснилось, что сразу несколько сотрудников отдела поддержки плохо работают с жалобами. 

Если взять только одного оператора и отправить его на тренинг, проблема не решится: остальные продолжат сталкиваться с теми же трудностями. Эффективнее запустить общий модуль для всего отдела, чтобы добиться улучшения качества обслуживания.

ROI и эффективность

ROI (Return on Investment) — показатель возврата инвестиций. Считать его можно так: 

1. Зафиксировать затраты на аттестацию. Время HR и руководителей, разработка и проверка инструментов, использование внешних платформ или приглашение экспертов.
2. Определить результаты, которые должны быть достигнуты. Это может быть рост продаж, сокращение брака на производстве, снижение текучести, ускорение адаптации новичков.
3. Измерить показатели «до» и «после». Например, среднее время обработки заказа или количество ошибок в отчётах.
4. Вычислить эффект. Для этого высчитывается разница между результатами до и после, переводится в денежный эквивалент и сравнивается с затратами.

Формула следующая:

Если затраты на аттестацию составили 500 000 рублей, а экономия за счёт снижения ошибок и текучести дала компании 1 200 000 рублей, ROI составит 140%.

Итоги аттестации показывают, в чём сотрудники уже сильны, а где компании нужно провести дополнительную работу. 

Основные выводы

• Аттестация позволяет перейти от субъективных оценок к объективным данным и принимать взвешенные кадровые решения.
• Регулярные процедуры помогают не только подтвердить квалификацию сотрудников, но и наметить направления для обучения и роста.
• Аттестация и оценка решают разные задачи. Но в комплексе они дают максимально полную картину.
• Выбирать формы и методы аттестации персонала нужно с опорой на цели компании и уровень сотрудников.
• Результаты аттестации ценны не сами по себе, а в том, как их применяют. На их основе формируются планы развития, кадровые резервы, программы обучения и карьерные траектории.

Если вы хотите не просто понимать логику аттестации, а уметь превращать её результаты в реальные управленческие решения, обратите внимание на курс «Менеджер по обучению и развитию персонала». 

За 2,5 месяца практики вы разберёте бизнес-кейсы, создадите модель компетенций и индивидуальные планы развития. А кроме того, научитесь проектировать программы обучения под конкретные цели компании и проводить воркшопы, которые помогают команде расти и приносить больше пользы бизнесу.