Онбординг новых сотрудников: как адаптировать персонал на рабочем месте

В первые рабочие дни у новых сотрудников обычно очень много вопросов. Где искать нужную информацию? К кому обратиться, если что-то не работает? Кто поможет разобраться в новых процессах? Период, когда человек привыкает к новой работе, называют адаптацией, или онбордингом. Он продолжается до тех пор, пока сотрудник не освоится в компании и не начнёт уверенно выполнять свои задачи.

Цель онбординга — помочь сотруднику быстрее освоиться в новой компании и начать самостоятельно выполнять рабочие задачи.

Каждому руководителю хочется, чтобы этот период занял как можно меньше времени. Но само по себе это не происходит. Если новичка оставить один на один с новой работой, он будет долго разбираться в процессах, чаще ошибаться и сильнее уставать.

Именно поэтому компании заранее продумывают онбординг нового сотрудника. Например, ответы на самые распространённые вопросы собирают в плане адаптации. Или назначают наставников из числа опытных сотрудников организации.

У такого подхода есть практический результат. Новичок быстрее начинает работать самостоятельно, остаётся в компании надолго, и компании не приходится вновь искать сотрудника.

После прочтения этой статьи вы будете знать:

• как подготовиться к онбордингу,
• как составить план онбординга персонала,
• как наставничество поможет в адаптации,
• как оценивать эффективность адаптации,
• как поддерживать сотрудника после онбординга.

Материал пригодится тем, кто отвечает за адаптацию новых сотрудников: руководителям, менеджерам по персоналу и специалистам по обучению.

Содержание

Виды онбординга

Пребординг — подготовка к адаптации

Кто должен отвечать за онбординг новых сотрудников

Создание плана онбординга персонала

Инструменты и методы адаптации

Оценка эффективности онбординга в компании

Поддержка после онбординга

Типичные ошибки при адаптации

Заключение

Виды онбординга

Один и тот же план адаптации не подойдёт всем. Новичок в отделе продаж, опытный разработчик и руководитель филиала начинают работу в компании по-разному. Поэтому и онбординг для них будет разным. Рассмотрим основные его виды.

По формату проведения

Офлайн. Если сотрудник выходит в офис или на производство, знакомство проходит очно. В первый день ему показывают рабочее место, представляют коллегам и объясняют внутренние правила.

Онлайн. При удалённой работе первый день выглядит иначе. Вместо экскурсии по офису — видеозвонок, вместо разрозненных гугл-документов — электронный курс или база знаний, вместо разговора за соседним столом — сообщение в корпоративном мессенджере.

По задачам

Операционный. Иногда от новичка ждут, что он уже через несколько дней начнёт выполнять привычные рабочие задачи. Тогда большую часть времени занимают инструкции, обучение и практика.

Стратегический. Иногда первые недели посвящают не только рабочим задачам. Новому сотруднику показывают, как устроен бизнес, знакомят с руководителями и объясняют, какие цели стоят перед компанией. Такой подход чаще используют при адаптации руководителей и редких специалистов.

По должности сотрудника

Линейные специалисты. Сначала новичок работает с привычными ежедневными задачами. За это время он успевает освоить рабочие инструменты, разобраться в процессах и привыкнуть к новому ритму. Затем круг задач постепенно расширяют.

Руководители среднего звена. У руководителя первый месяц редко проходит только за изучением документов. Нужно познакомиться с командой, разобраться в текущих проектах и понять, как выстроено взаимодействие между подразделениями.

Топ-менеджеры. В первые недели основное время занимают встречи с собственниками и руководителями направлений. Именно в этот период обсуждают стратегические задачи компании и ожидания от новой роли.

Пребординг — подготовка к адаптации

Пребординг — это подготовительная часть онбординга. К первому рабочему дню новичок уже должен понимать, чем занимается компания, чего от него ждут и к кому можно обратиться с вопросами.

Что можно сделать на этом этапе?

Расскажите о компании. Это стоит делать ещё на собеседовании. Если у кандидата появляются вопросы, отвечайте на них сразу. Чем меньше неопределённости останется до выхода на работу, тем спокойнее пройдут первые дни.

Обсудите будущие задачи и ожидания. Если кандидат выполнял тестовое задание, разберите его вместе и дайте подробную обратную связь.

Прежде чем приступить к созданию программы онбординга в компании, выполните 2 действия.

Соберите информацию о новом сотруднике. Поговорите о том, с какими задачами он уже работал, какие инструменты знает, к какому формату взаимодействия он привык. Спросите, чего человек ждёт от новой работы и что для него особенно важно в первые недели. Эти ответы помогут сделать адаптацию более точной.

Определите цели адаптации. Не стоит включать в план всё сразу. Проще разбить адаптацию на несколько этапов. В первую неделю сотрудники должны познакомится с командой и освоить рабочие сервисы. Затем начать самостоятельно выполнять основные задачи. К концу испытательного срока можно запланировать первый самостоятельный проект, выход на плановые показатели или другую долгосрочную цель.

После этого можно переходить к составлению плана адаптации нового сотрудника.

Кто должен отвечать за онбординг новых сотрудников

План онбординга нового сотрудника  — это совместная работа сразу нескольких специалистов компании: руководителя отдела, менеджера по обучению, наставника или бадди. Эти люди чаще всего присутствуют на всех этапах адаптации.

Первым, с кем соприкасается новичок ещё на этапе собеседования, становится отдел по управлению персоналом (HR). Он разрабатывает структуру плана, о которой мы поговорим дальше.

Как проводить онбординг

Эффективный план организации онбординга помогает новому сотруднику быстрее влиться в работу, а компании — получить мотивированного специалиста. Главное — продумать этапы адаптации и чётко их организовать.

Структура плана онбординга

Выше мы уже затронули тему пребординга, который является началом адаптации новичка. Подготовительный этап уже позади. Теперь можно переходить к плану адаптации.

Знакомство с компанией. Неважно, будет работать человек удалённо или в офисе, необходимо познакомить его с компанией, её продуктами, ценностями и целями. Это можно сделать с помощью приветственного письма, справочника (Welcome book), или небольшого видео.

Welcome book — это документ, который расскажет об истории компании, её ценностях, успехах и принципах работы. Он познакомит новичка с тем, чем компания занимается сейчас

Погружение в корпоративную культуру. Погружение в корпоративную культуру. О некоторых правилах новичок узнаёт в первый же день. Например, как обращаться к коллегам, когда лучше писать руководителю, есть ли дресс-код и как в компании общаются с клиентами. О некоторых правилах рассказывают на вводной встрече, о других сотрудники узнают друг от друга.

Лучше не оставлять такие вещи на случай. Небольшой вводный курс в начале избавят новичка от лишних вопросов и неловких ситуаций.

Презентовать корпоративные правила можно при помощи небольшого видео либо во время личной встречи

Знакомство с командой, ключевыми контактами. Любой человек, который попадает в новый коллектив, испытывает стресс. Продумайте заранее, как лучше ввести сотрудника в команду.

Для знакомства можно предпринять следующие шаги:

• Написать сообщение о сотруднике. HR-менеджер рассылает в корпоративный чат небольшое сообщение о новичке с указанием его должности и контактных данных.
• Подготовить список сотрудников отдела. HR-специалист может передать его новичку в первый рабочий день.
• Познакомить с командой. Первые дни новичку важно понять, к кому можно обратиться с вопросом и кто за что отвечает. Хорошо, если руководитель представит его команде лично. Если сотрудники работают удалённо, вместо общей встречи можно записать короткие видео с рассказом о каждом отделе или подготовить электронный курс с информацией о коллегах.

Основные этапы онбординга сотрудников

У каждой компании свой порядок адаптации. Но первые недели работы чаще всего проходят по похожему сценарию.

1. Первые дни на работе. К первому рабочему дню всё необходимое уже должно быть готово: пропуск, компьютер, доступы к рабочим сервисам, телефон, документы и другие инструменты, которые понадобятся сотруднику с первых часов работы.После знакомства с командой можно показать новичку офис. Помимо рабочего места, стоит провести его по зданию: показать переговорные комнаты, кухню, зону отдыха, гардероб, санузлы и другие помещения, которыми он будет пользоваться каждый день.

   Заранее оформите пропуск, предупредите охрану, проверьте компьютер, доступ к корпоративным сервисам, рабочий телефон и всё остальное, что понадобится в первый день.

   

   В некоторых компаниях для новых сотрудников предусмотрен welcome pack с мини-подарками: брендированные блокноты, ручки, кружки

   В первые дни не стоит нагружать сотрудника крупными проектами и трудными задачами. Начните с малого. Расскажите, чем он будет заниматься в ближайшее время. Первые дни на работе — ознакомительные, поэтому нагрузку желательно увеличивать постепенно.

2. Первые несколько недель. Это этап привыкания. Новый сотрудник уже знаком со своими рабочими обязанностями и начинает самостоятельно выполнять задачи. Лучше, если рядом будет наставник. Это может быть руководитель отдела или опытный коллега, который готов помогать.В первые недели новичку назначают обучение. Следите за количеством курсов и тренингов. Когда человек приступает к самостоятельной работе, наставник должен отслеживать, насколько хорошо он справляется со своими обязанностями. При необходимости можно назначить дополнительное обучение по хард-скилам.
   

   Пример плана адаптации на первые недели сотрудника

3. Первый месяц. К концу первого месяца уже видно, как проходит адаптация. Руководитель может оценить, насколько уверенно новичок справляется с задачами, а сам сотрудник — понять, подходит ли ему работа и комфортно ли ему в коллективе. Если появляются сложности, самое время скорректировать план адаптации.

Чтобы вам было удобнее обучать новичков, предлагаем скачать пример плана адаптации нового сотрудника.

Инструменты и методы онбординга

Онбординг персонала — это не один инструмент, а целая система. Она помогает новичку быстрее освоиться в компании, а бизнесу — получить сотрудника, который быстрее выходит на рабочий результат.

Какие HR-системы для подбора найма и онбординга помогают достичь этого? Ниже разберём самые популярные методы.

Наставничество

Традиционный метод организации онбординга новых сотрудников. Наставник сопровождает новичка на протяжении всего адаптационного периода. Он поддерживает его психологически, помогает влиться в коллектив и корпоративную культуру, даёт подробную обратную связь по любому вопросу.

Наставником может быть:

• руководитель отдела
• HR-менеджер
• опытный коллега

Интересен опыт европейских компаний, где наставниками для новичков становятся специалисты, которые прошли адаптацию относительно недавно. Считается, что двум новым коллегам легче понять друг друга. Новичку комфортнее рядом с человеком, который сам несколько месяцев назад устраивался в компанию, проходил адаптацию.

В России такая роль помощника называется «бадди». Это сотрудник, к которому можно обратиться с любым бытовым или рабочим вопросом. Он подскажет, где найти нужную информацию, познакомит с коллегами, объяснит внутренние правила и поможет быстрее освоиться.

На эту роль обычно выбирают человека, который давно работает в компании, хорошо знает внутренние процессы и легко находит общий язык с людьми.

Обучающие программы

Не всё нужно объяснять лично. Например, правила работы в компании, требования по информационной безопасности или обзор продуктов удобнее собрать в одном электронном курсе. Тогда каждый новый сотрудник сможет пройти его в удобное время.

Такой подход особенно удобен, если компания регулярно нанимает сотрудников. В системе для подбора найма и онбординга можно заранее собрать программу адаптации, добавить учебные материалы и настроить тестирование после каждого блока.

Внутренние тренинги обычно проводят уже после знакомства с базовой информацией. На них сотрудники разбирают продукты компании, рабочие процессы, принципы взаимодействия между командами и другие темы, которые сложно изучить только по инструкциям.

Ещё один инструмент адаптации — это онлайн-курсы и вебинары. В зависимости от целей они могут рассказывать о компании в целом либо обучать софт- или хард-скилам.

Назначать обучающие программы можно уже в первые рабочие дни. Главное — следить за интенсивностью курсов.

Регулярные встречи

О необходимости развёрнутой обратной связи от руководителя мы уже говорили. Теперь обратим внимание на важность личных встреч. Не стоит исключать встречи с руководителем, даже если он не является наставником новичка.

В первый адаптационный месяц можно встречаться с сотрудником раз в неделю по 30 минут. Во время таких встреч новичок может спокойно обсудить всё, что осталось непонятным, рассказать о первых впечатлениях и услышать мнение руководителя о своей работе.

Полезны и общие встречи команды. Это может быть совместный обед, спортивное мероприятие или выезд за город. В неформальной обстановке знакомиться обычно проще, поэтому новичок быстрее начинает чувствовать себя своим среди коллег.

Процесс онбординга продолжается и после первых рабочих дней, поэтому важно регулярно оценивать результаты адаптации.

Оценка эффективности онбординга в компании

Даже самый подробный план не покажет, насколько успешно проходит процесс онбординга нового сотрудника. Это становится понятно уже в первые недели работы: справляется ли новичок с задачами, укладывается ли в сроки и нужна ли ему дополнительная поддержка.

Для оценки обычно используют три группы показателей:

• Скорость работы. Например, сколько времени занимает выполнение типовой задачи.
• Качество работы. Сколько задач сотрудник выполняет без ошибок и в установленный срок.
• Вовлечённость. Насколько активно новичок включается в работу команды и осваивается в новой роли.

Когда сотрудник начинает работать с ожидаемой эффективностью, можно оценить результаты адаптации. Для этого обычно смотрят:

• количественные показатели — какой объём работы выполняет сотрудник;
• временные показатели — укладывается ли он в сроки и как быстро справляется с типовыми задачами;
• качественные показатели — соответствует ли результат требованиям компании и как часто возникают ошибки.

Вовлечённость оценивают отдельно. Одного разговора для этого недостаточно, поэтому к этой теме обычно возвращаются через 30, 60 и 90 дней после выхода сотрудника на работу.

В эти моменты проводят короткие опросы или личные встречи. Спросите, что оказалось сложнее, чем ожидалось, хватает ли человеку информации для работы и нужна ли ему дополнительная помощь. Полезно также поговорить с сотрудниками, которые не прошли испытательный срок или решили уйти из компании. Их ответы помогают понять, какие этапы адаптации стоит пересмотреть.

О вовлечённости лучше судить по нескольким признакам сразу. Проявляет ли сотрудник инициативу, задаёт ли вопросы, участвует ли в обсуждении рабочих задач, становится ли более самостоятельным — всё это показывает, насколько уверенно он освоился в новой роли.

Методики оценки

Среди методик оценки адаптации новичка выделяют 2 действенных способа:

• анкеты, опросы
• индивидуальные беседы

С их помощью можно получить достоверную информацию об удовлетворённости сотрудника планом онбординга и при необходимости скорректировать или изменить его.

Анкеты и опросы — это одни из самых простых и доступных методик. Рекомендуем проводить их через неделю после начала работы, через месяц, а также в конце испытательного срока. Некоторые работодатели проводят опросы анонимно. Также можно предложить специалисту решить самостоятельно, подписывать бланк или нет.

Не ждите окончания испытательного срока, чтобы узнать мнение нового сотрудника. Короткие разговоры или небольшие опросы по ходу адаптации обычно оказываются полезнее одной большой анкеты в конце

Если ответы оцениваются по шкале, например от 1 до 10, их проще собирать автоматически. Так легче сравнивать результаты и замечать изменения со временем.

Например, iSpring LMS позволяет не только организовать обучение, но и автоматически собирать результаты анкетирования.

Анкеты стоит дополнять личными встречами с руководителем, HR-специалистом или наставником. В первый месяц такие беседы обычно проводят раз в неделю или раз в десять дней.

Во время разговора проще понять, что именно вызывает сложности. Новичок может рассказать, какие задачи оказались непонятными, хватает ли ему поддержки и что, по его мнению, стоит изменить в плане адаптации.

Поддержка после онбординга

После того как формальная часть адаптационного плана завершится, важно продолжать оказывать поддержку новому специалисту.

Предложите новому сотруднику продолжить обучение: принять участие в новых проектов и конференциях или пройти дополнительные тренинги

Поддержка не ограничивается новыми задачами и обучением. Не менее важно обсудить, как сотрудник видит своё дальнейшее развитие.

Когда основной этап адаптации завершён, можно поговорить с сотрудником о том, что будет дальше. Какие задачи ему интересны? Хочет ли он развиваться в текущей роли или рассматривает карьерный рост? Ответы на эти вопросы помогут определить следующие шаги.

Для сотрудников, которые готовы развиваться дальше, часто составляют индивидуальный план развития. В нём фиксируют навыки, которые предстоит освоить, возможное обучение и карьерные цели.

Читайте по теме: Как составить индивидуальный план развития сотрудника и руководителя

В некоторых компаниях после онбординга сотруднику предлагают работать с ментором. Это опытный коллега, к которому можно обратиться за советом, обсудить сложные рабочие ситуации и получить поддержку в профессиональном развитии.

Типичные ошибки при адаптации

Проблемы во время адаптации чаще возникают из-за нескольких небольших недочётов, а не одной серьёзной ошибки. Но именно из них складывается первое впечатление о компании и желание сотрудника остаться в ней надолго.

Новичка оставили разбираться самостоятельно. В первый рабочий день сотруднику выдали доступы, показали рабочее место и сразу загрузили задачами. Вопросы приходится задавать разным людям, а часть информации искать самостоятельно.

Что сделать иначе: заранее назначить наставника или бадди, который станет основной точкой контакта в первые недели.

Слишком много информации в первые дни. Новичок получает десятки новых имён, документов, правил и инструкций. К этому добавляются встречи с коллегами, оформление документов и первые рабочие задачи. Неудивительно, что часть информации быстро забывается.

Что сделать иначе: разделить адаптацию на этапы и распределить обучение по первым неделям работы.

Нет обратной связи. Руководитель уверен, что сотрудник освоится сам, поэтому встречи постоянно откладываются. В результате ошибки накапливаются, а вопросы остаются без ответов.

Что сделать иначе: заранее запланировать короткие встречи один на один, например раз в неделю в течение первого месяца.

План адаптации одинаковый для всех. Одинаковый чек-лист используют для стажёра, опытного специалиста и руководителя отдела. Из-за этого одним приходится тратить время на уже знакомые темы, а другим, наоборот, не хватает нужной информации.

Что сделать иначе: адаптировать программу под должность, опыт сотрудника и задачи, которые ему предстоит решать.

После испытательного срока о сотруднике забывают. Формально адаптация закончилась, но вместе с ней исчезла и поддержка. Человек остаётся один на один с новыми задачами, хотя вопросы продолжают появляться.

Что сделать иначе: после завершения онбординга обсудить дальнейшее развитие сотрудника, обучение и карьерные цели.

Заключение

Онбординг новых сотрудников не бывает идеальным с первого раза. Какие-то этапы придётся менять, а план адаптации — дополнять с учётом обратной связи от новичков и руководителей. Такой подход обычно работает лучше, чем попытка один раз написать универсальный сценарий и больше к нему не возвращаться.