Мечта каждого руководителя — новичок, который максимально быстро включился в работу и показал запланированный результат. Однако человеку требуется время, чтобы познакомиться с компанией и коллегами, разобраться с рабочими задачами и привыкнуть к новому месту. Ускорить процесс поможет план адаптации нового сотрудника.

Система онбординга напоминает ситуацию, когда заботливый родитель помогает своему ребёнку учиться ходить: поддерживает, направляет, даёт уверенность, что всё получится.

Грамотно разработанный план онбординга решит сразу несколько задач бизнеса:

1. Компания сократит расходы на найм. Если новый сотрудник будет чувствовать себя потерянным и одиноким на работе, высока вероятность, что спустя время он уволится. А если он будет ощущать поддержку, скорее всего, компании не придётся искать нового кандидата.
2. Сотрудник быстрее достигнет желаемого результата на работе. Если новичка оставить без помощи и поддержки наставника, он будет потерян, сильно взволнован и может допускать ошибки в работе. Цель онбординга — избавить от лишнего стресса и позволить сотруднику прийти к результату в кратчайшие сроки.

После прочтения этой статьи вы будете знать:

• как подготовиться к адаптации,
• как составить план адаптации нового сотрудника,
• как наставничество поможет в онбординге,
• как оценивать эффективность адаптации,
• как поддерживать сотрудника после онбординга.

Эта статья будет полезна руководителям, HR-специалистам, менеджерам по обучению. Мы детально разберём, как составить план адаптации нового сотрудника и как проводить онбординг. И начнём с первого этапа — подготовки к адаптации.

Подготовка к адаптации

Ещё до того, как новичок приступит к работе, HR-специалисту нужно провести подготовительную работу. Этот этап называется пребординг.

Что можно сделать на этом этапе? Во время собеседования подробно расскажите о компании. Это нужно, чтобы кандидат узнал о вашем бренде, познакомился с целями, миссией и стратегией. Если у него возникают вопросы, максимально развёрнуто отвечайте на них. На начальном этапе важно исключить любые сомнения будущего сотрудника.

Обозначьте, какие обязанности он будет выполнять, каких результатов ожидает компания. Если было тестовое задание, разберите ответы и дайте подробную обратную связь.

Прежде чем приступить к созданию программы адаптации нового сотрудника, выполните 2 действия:

1. Соберите информацию о новом сотруднике, обратите внимание на его индивидуальные особенности. Чем подробнее будет информация, тем эффективнее будет план.

   Изучите личностные характеристики новичка, его предыдущий опыт и навыки, а также ожидания и цели. Это можно сделать с помощью дополнительного анкетирования или во время личной беседы с HR-менеджером или руководителем.

2. Определите цели адаптации. Они должны быть чёткими, реалистичными, достижимыми и измеримыми. Лучше разделить все цели на краткосрочные и долгосрочные.

   Например, краткосрочной целью может стать изучение правил безопасности, стандартов качества продукции. Также для любого сотрудника краткосрочная цель — это познакомиться с корпоративными мессенджерами.

   Долгосрочные цели обычно имеют срок от трёх до шести месяцев, иногда до года. Они требуют больше времени и сил на реализацию. Например, самостоятельно вести проект или пройти длительное обучение.

Когда вы завершите подготовку к онбордингу, можно переходить к основной части — созданию плана адаптации новичка.

Создание адаптационного плана

Адаптационный план новичка — это совместная работа сразу нескольких сотрудников компании: руководителя отдела, HR-менеджера, наставника или бадди. Эти люди чаще всего присутствуют на всех этапах адаптации.

Первым, с кем соприкасается новичок ещё на этапе собеседования, становится HR-отдел. Он разрабатывает структуру плана, о которой мы поговорим дальше.

Структура плана адаптации

Выше мы уже затронули тему пребординга, который является началом адаптации новичка. Знакомство с компанией происходит ещё на этапе собеседования и продолжается в первые дни на работе.

Знакомство с компанией. Неважно, будет работать человек удалённо или в офисе, необходимо познакомить его с компанией, её продуктами, ценностями и целями. Это можно сделать с помощью Welcome book, приветственного письма или небольшого видео.

Welcome book — это документ, который расскажет об истории компании, её ценностях, успехах и принципах работы. Он познакомит новичка с тем, чем компания занимается сейчас

Погружение в корпоративную культуру. Корпоративная культура объединяет в себе традиции, систему убеждений, нормы поведения в компании. Она делает команду уникальной и помогает сплотить коллектив, повысить вовлечённость сотрудника. 

Например, дресс-код, время начала и окончания работы, нормы общения в компании, с клиентами и партнёрами, правила деловой переписки — всё это элементы корпоративной культуры. Они могут быть прописаны в официальном документе либо проговариваться устно.

Лучше познакомить новичка с корпоративной культурой до начала работы. Тогда он сможет понять, совпадают ли его ценности с ценностями команды, близки ли ему цели и стратегия работы компании.

Презентовать корпоративные правила можно при помощи небольшого видео либо во время личной встречи

Знакомство с командой и ключевыми контактами. Любой человек, который попадает в новый коллектив, испытывает стресс. Продумайте заранее, как лучше ввести сотрудника в команду.

Для знакомства можно предпринять следующие шаги:

• Написать сообщение о сотруднике. HR-менеджер рассылает в корпоративный чат небольшое сообщение о новом члене команды с указанием его должности и контактных данных.
• Подготовить список сотрудников отдела. HR-специалист может передать его новичку в первый рабочий день.
• Познакомить с командой. Встреча с непосредственным руководителем, наставником и командой отдела — важная часть адаптации. Например, HR-отдел может подготовить небольшую презентацию о работе отделов. Если нет возможности организовать личные встречи, то можно предложить новичку пройти небольшой курс с информацией о сотрудниках.

Основные этапы адаптации

Этапы адаптации могут меняться. Это зависит от сферы, в которой работает компания, её внутреннего регламента. Но чаще всего введение в должность проходит в такой последовательности:

1. Первые дни на работе. После того как новый сотрудник познакомился с корпоративной культурой и командой, самое время провести экскурсию по офису и показать рабочее место.

   Знакомство с офисом можно начать с небольшой прогулки по зданию. Расскажите, где расположены кабинеты руководителей и отделов, где находится комната для отдыха, кухня, санузел.
   Главная задача — не дать новичку почувствовать себя потерянным и одиноким. Наставник или коллеги могут пригласить его на кофе или обед. Это поможет сотруднику почувствовать себя частью команды и снимет лишние переживания.

   Подготовьте рабочее место и обеспечьте доступ к нему: выпишите пропуск, предупредите охрану. Позаботьтесь о том, чтобы на рабочем месте было всё необходимое: компьютер, подключённый к сети, канцтовары, рабочий телефон, необходимая документация.

   

   В некоторых компаниях для новых сотрудников предусмотрен welcome pack с мини-подарками: брендированные блокноты, ручки, кружки

   В первые дни не стоит нагружать сотрудника крупными проектами и трудными задачами. Начните с малого. Расскажите, чем он будет заниматься в ближайшее время. Первые дни на работе — ознакомительные, поэтому нагрузку желательно увеличивать постепенно.

2. Первые несколько недель. Это этап привыкания. Новый сотрудник уже знаком со своими рабочими обязанностями и начинает самостоятельно выполнять задачи. И лучше, если рядом будет наставник. Это может быть руководитель отдела или опытный коллега, который готов помогать.

   В первые недели новичку назначают обучение. Следите за количеством курсов и тренингов. Когда человек приступает к самостоятельной работе, наставник должен отслеживать, насколько хорошо он справляется со своими обязанностями. При необходимости можно назначить дополнительное обучение по хард-скилам.

   

   Пример плана адаптации на первые недели сотрудника

3. Первый месяц. Итогом первого месяца является оценка прогресса. Руководитель отмечает, как новичок справляется с рабочими обязанностями, как он ведёт себя в коллективе. А сотрудник понимает, нравится ли ему работа в компании, комфортно ли ему в коллективе.

   Лучший инструмент оценочного периода — это обратная связь. При этом её полезно получать как новичку, так и руководителю с командой. Для удобства можно разработать небольшую анкету для сотрудника. Спросите, что ему нравится в компании, а что хотелось бы улучшить. Обратная связь облегчит адаптацию и подсветит моменты, на которые стоит обратить внимание.

Чтобы вам было удобнее обучать новичков, предлагаем скачать пример плана адаптации.

Инструменты и методы адаптации

Адаптация — это взаимовыгодный процесс. Новичок быстрее вливается в коллектив и работу, он чувствует себя активным и успешным. Организация получает лояльного специалиста, который приносит пользу бизнесу.

Как вы думаете, какими методами адаптации пользуются компании? Какие инструменты онбординга помогают достичь результата быстрее? Ниже ответим на эти вопросы и разбёрем самые популярные методы.

Наставничество

Традиционным методом профессиональной адаптации является наставничество. Наставник сопровождает новичка на протяжении всего адаптационного периода. Он поддерживает его психологически, помогает влиться в коллектив и корпоративную культуру, даёт подробную обратную связь по любому вопросу.

Наставником может быть:

• руководитель отдела
• HR-менеджер
• опытный коллега

Интересен опыт европейских компаний, где наставниками для новичков становятся специалисты, которые прошли адаптацию относительно недавно. Считается, что двум новым коллегам легче понять друг друга. Новичку комфортнее рядом с человеком, который сам несколько месяцев назад устраивался в компанию и проходил адаптацию.

В России такая роль помощника называется «бадди». Это человек, который поддерживает нового сотрудника на этапе адаптации. Он помогает разобраться в процессах и корпоративной культуре, социализироваться и освоиться в новой среде. На роль бадди выбирают сотрудников, которые имеют достаточный опыт работы и широкий круг контактов, а также лояльны к компании и открыты в общении. 

Обучающие программы

С помощью обучающих программ можно быстро получить необходимые навыки и знания. Этот метод адаптации одинаково удобен для удалённых специалистов и тех, кто будет работать в офисе.

Такие программы не нужно составлять индивидуально, их создают сразу для большого количества сотрудников. Например, некоторые компании в HR-системе для подбора найма и онбординга заранее прописывают план обучения, добавляют учебные курсы, проводят тестирование.

Внутренние тренинги применяют для знакомства с миссией, ценностями и принципами работы компании. На них рассказывают о продукте или услугах организации. 

Ещё один инструмент адаптации — это онлайн-курсы и вебинары. В зависимости от целей они могут рассказывать о компании в целом либо обучать софт- или хард-скилам.

Назначать обучающие программы можно уже в первые рабочие дни. Главное — следить за интенсивностью курсов. 

Регулярные встречи

О необходимости развёрнутой обратной связи от руководителя мы уже говорили. Теперь обратим внимание на важность личных встреч. Не стоит исключать встречи с руководителем, даже если он не является наставником новичка.

В первый адаптационный месяц можно встречаться с сотрудником раз в неделю по 30 минут. Далее по договорённости можно сократить продолжительность. Во время таких бесед новичок сможет задать вопросы, рассказать о своих впечатлениях и получить обратную связь от руководителя.

Также старайтесь организовывать командные встречи. Например, это могут быть выездные неформальные мероприятия: культурные, спортивные поездки. Это положительно скажется на командном духе и поможет новичку быстрее влиться в коллектив.

Оценка эффективности адаптации

Сам по себе план не даёт гарантии, что человек пройдёт период адаптации до конца и успешно вольётся в команду. HR-менеджер должен регулярно отслеживать процесс онбординга и понимать, насколько эффективно работает план.

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Ключевые показатели дают понять, насколько продуктивно работает команда и каждый сотрудник в отдельности.

Во время онбординга с помощью KPI можно вычислить качество и скорость выполнения задач, а также уровень вовлечённости нового сотрудника. Чтобы оценить качество и скорость выполнения задач, нужно выделить несколько метрик:

1. Скорость выполнения конкретной задачи. Например, сколько минут занимает написание хорошего поста для соцсетей компании.
2. Количество качественных и выполненных в срок задач, например, за неделю.

Конечный результат фиксируется в точке, когда сотрудник начинает работать с ожидаемой эффективностью. Итог можно оценить:

• по количественным показателям — какой объём работ выполняет новичок за неделю и соответствует ли он ожиданиям компании;
• по временным показателям — сдаёт ли человек работу в срок, как быстро выполняет стандартные задачи;
• по качественным показателям — есть ли ошибки в работе, соответствует ли результат заявленным требованиям.

Уровень вовлечённости сотрудника — это ещё один важный показатель для бизнеса. Он говорит о том, насколько сотрудники лояльны к компании и заинтересованы в её успехе. Вовлечённые специалисты предлагают больше новых идей для качественного результата и приносят максимальную пользу компании.

Чтобы оценить вовлечённость, необходимо рассчитать средний показатель среди всех новых специалистов за определённый период: 30, 60 или 90 дней. Для этого проводятся опросы, интервью с новичками и теми, кто не прошёл испытательный срок или уволился по собственному желанию, фокус-группы.

Обратите внимание на следующие факторы:

• участие в решении корпоративных задач,
• желание выполнить работу качественно,
• самостоятельное решение рабочих вопросов,
• участие в мероприятиях компании,
• заинтересованность в деле.

Рекомендуем применять сразу несколько инструментов для оценки вовлечённости. Их выбор зависит от специфики компании и решения руководства и HR-специалиста.

Методики оценки

Среди методик оценки адаптации новичка выделяют 2 действенных способа:

• анкеты и опросы
• индивидуальные беседы

С их помощью можно получить достоверную информацию об удовлетворённости сотрудника планом адаптации и при необходимости скорректировать или изменить его.

Анкеты и опросы — это одни из самых простых и доступных методик. Рекомендуем проводить их через неделю после начала работы, через месяц и в конце испытательного срока. Некоторые работодатели проводят опросы анонимно. Также можно предложить специалисту решить самостоятельно, подписывать бланк или нет.

Чтобы узнать, как проходит онбординг новичка и есть ли у него нерешённые сложности, можно задать несколько вопросов

Некоторые вопросы можно оценивать по балльной системе, например, от 1 до 10 за каждый вопрос. Используйте автоматизированные методы для подсчёта результатов анкетирования, чтобы упростить работу.

Например, LMS iSpring Learn позволяет комплексно управлять обучением, в том числе автоматически собирать результаты анкетирования.

Ещё один способ оценить эффективность адаптации — это индивидуальные беседы с руководителем, HR-специалистом, наставником. Желательно, чтобы встречи проводились раз в неделю или 10 дней, особенно в первый месяц.

Во время устных интервью можно получить обратную связь от нового специалиста, проверить, как выполняется план адаптации, и обсудить, как скорректировать онбординг. Личные беседы помогают новичку раскрыться, в разговоре один на один с руководителем или HR-менеджером сотрудник может подробно рассказать о своих впечатлениях и пожеланиях.

Поддержка после адаптации

После того как формальная часть адаптационного плана завершится, важно и дальше оказывать поддержку новому специалисту.

Предложите новому сотруднику продолжить обучение: принять участие в новых проектов и конференциях или пройти дополнительные тренинги

Ещё один важный этап после завершения адаптации — определение дальнейших перспектив развития. Обсудите с новичком возможности его карьерного и профессионального роста, его амбиции и планы. Например, на завершающем этапе для активных сотрудников можно разрабатывать индивидуальный план развития. Этот план наглядно показывает, в каком направлении можно выстраивать карьеру в компании.

Читайте по теме: Как составить индивидуальный план развития сотрудника и руководителя

Также для поддержки личного развития после адаптации можно использовать менторство, если оно предусмотрено в компании. Ментор — это человек с богатым жизненным и профессиональным опытом, который поддерживает, обучает и направляет своего подопечного — менти, помогает ему выйти на новый уровень.

Заключение

Организация онбординга в компании — это процесс адаптации, в котором участвует вся команда. Но в первую очередь ответственность возлагается на руководителя отдела, HR-менеджера и наставника. Пошаговый адаптационный план поможет новичку быстрее почувствовать себя частью команды, влиться в рабочие процессы и достигнуть нужного результата.