Как провести оценку компетенций сотрудников: полное руководство

«Оценка компетенций сотрудников помогает выстраивать их развитие в правильном направлении.»

Успешный бизнес — это прежде всего сильная команда. Команда, где каждый находится на своём месте, максимально раскрывает потенциал и мотивирован решать амбициозные задачи.

Оценка компетенций сотрудников помогает выстраивать их развитие в правильном направлении. Она позволяет определить уровень подготовки каждого специалиста и получить целостное представление о навыках коллектива.

Я руковожу Академией iSpring уже семь лет, и за это время мы неоднократно проводили оценку персонала. Более того — разработали свой инструмент, который автоматизирует этот процесс.

В статье поделюсь накопленным опытом и базовыми принципами, которые помогут провести оценку компетенций в своей компании. Вы узнаете:

• в чём польза оценки компетенций;
• какие бывают компетенции и критерии оценки;
• как составить матрицу компетенций;
• какие методы оценки существуют и когда их применять;
• как поэтапно организовать оценку компетенций в компании.

Татьяна Галкина

Директор Академии iSpring

Зачем проводят оценку компетенций сотрудников

Оценка компетенций — это процесс, в ходе которого измеряют знания, навыки и умения персонала. Оценка позволяет выявить сильные и слабые стороны человека, определить области для роста и принимать более обоснованные решения в управлении персоналом.

Проверить на соответствие должности. Оценка помогает определить, насколько знания и навыки работника отвечают требованиям к его работе. Это особенно важно при найме, адаптации новичков или перед повышением. Если выявляются значительные расхождения, можно вовремя скорректировать обучение или пересмотреть распределение задач.

Составить план развития сотрудника. На основе результатов оценки становится понятно, какие навыки нужно развивать в первую очередь. Это позволяет создать персонализированный план обучения и добавить туда только то, что отвечает реальным потребностям специалиста. Такое обучение с большей вероятностью будет эффективным.

Принять управленческие решения. Оценка даёт объективные данные для кадровых решений: повышения, ротации, изменения зоны ответственности. Например, если работник показывает высокие результаты, это может стать основанием для расширения его полномочий. И наоборот — при явном несоответствии позиции можно вовремя принять меры.

Сформировать кадровый резерв. Если выявить сотрудников с высоким потенциалом, компания сможет заранее подготовить их к более сложным ролям. Это снизит риски нехватки персонала и поможет быстрее закрывать вакансии на ключевые позиции. А люди будут знать, что их усилия замечают, и получат дополнительную мотивацию развиваться.

Критерии оценки сотрудников

Критерии оценки — это показатели, по которым определяется уровень профессионализма, эффективности и вклада сотрудника в работу компании. Они позволяют системно анализировать сильные и слабые стороны работника, а также определять направления его развития.

Можно выделить такие основные критерии оценки сотрудников.

Выбор конкретных критериев зависит от должности и корпоративной культуры компании. Например, для рядовых сотрудников важнее исполнительность, а для руководителей — лидерские качества и стратегическое мышление.

Виды компетенций сотрудников

В ходе оценки сотрудников анализируют их компетенции. 

Существует множество определений компетенций. Предлагаю в статье придерживаться очень простого. 

Компетенция — это способность человека эффективно выполнять определенный вид работы. Она подкреплена: 

• знаниями (теория, информация); 
• навыками (действия, доведённые до автоматизма); 
• умениями (способность применять знания и навыки на практике); 
• желанием выполнять задачи (без него даже с нужными умениями компетенция не будет проявлена).

Например, для рекрутера компетенция «Проведение интервью» может включать знание методологии STAR, навык поиска несоответствия в ответах, умение подстраивать беседу под кандидата и желание использовать метод интервью в своей работе.

Компетенции бывают разных видов:

• Профессиональные (hard skills). Знания и навыки, которые нужны для выполнения конкретных задач. Например, программирование, бухгалтерский учёт или знание иностранных языков.

• Управленческие. Способность руководить процессами и людьми. К ним относятся стратегическое мышление, делегирование и принятие решений.

• Личные (soft skills). Качества специалиста и навыки, которые помогают ему продуктивно общаться с коллегами, адаптироваться к изменениям и находить нестандартные решения. Например, коммуникабельность, работа в команде, эмоциональный интеллект.

• Корпоративные. Набор личностных качеств, моделей поведения и ценностей, которые компания считает обязательными для всего персонала. Они отражают корпоративную культуру, стратегические цели организации и стандарты взаимодействия. Это могут быть лояльность или клиентоориентированность.

Обычно профессионалы обладают всеми видами компетенций и гармонично сочетают их в работе. Hard skills обеспечивают экспертизу, soft skills помогают эффективно взаимодействовать с коллегами, управленческие компетенции позволяют вести за собой команду, а корпоративные — оставаться ценным членом коллектива.

Как составить матрицу компетенций для оценки

Для удобства работы с компетенциями их собирают в матрицу. 

Матрица компетенций — это инструмент, который помогает оценивать потенциал сотрудников и контролировать их развитие. 

По сути матрица компетенций — это таблица с компетенциями и уровнем владения ими

Разработать матрицу можно самостоятельно, взять готовый шаблон или привлечь внешних консультантов. Первый вариант хоть и трудоёмкий, но самый эффективный — он учитывает специфику вашей компании.

Чтобы создать матрицу самим, нужно разобраться в функциях должностей, подобрать под них компетенции, составить шкалу оценки и оформить всё в таблицу.

Разобраться в функциях должностей

Для начала нужно определиться с должностями, для которых создают матрицы компетенций. Обычно смотрят на приоритеты: кто-то начинает с руководящего состава, другие фокусируются на специалистах, которых только будут нанимать. Например, если планируют внедрить искусственный интеллект, и нужны специалисты с соответствующими компетенциями.

Выбранные должности важно подробно описать: какие задачи выполняет специалист, какие результаты от него ждут и как организована его работа. Если в компании прописаны бизнес-процессы, информацию можно найти там. Когда готовых материалов нет, поможет беседа с самим работником или его руководителем. Они подскажут, что действительно важно в этой роли.

Отобрать подходящие компетенции

Опираясь на описание должности, нужно собрать все возможные компетенции, которые помогут специалисту выполнять свои функции. Вы можете записывать всё, что придёт в голову — отфильтруете и приоритизируете потом.

Также советую учитывать будущие потребности бизнеса. Например, компания планирует стать лидером рынка через 5 лет, но внутри пока мало сотрудников, которые умеют решать стратегические задачи. Тогда важно уже сейчас включить такую компетенцию в матрицу и работать над ней: развивать у текущих сотрудников и нанимать подходящих кандидатов.

Чтобы составить исчерпывающий список компетенций, можно сразу распределять их по категориям: профессиональные, управленческие, личные и корпоративные.

Так может выглядеть набор компетенций рекрутера

Затем нужно отобрать из списка наиболее важные компетенции, которые вы будете развивать и оценивать. В этом также поможет разговор с работниками и их руководителем. С ними вы можете определить обязательные, важные, желательные и необязательные компетенции.

Составить шкалу оценки каждой компетенции 

Чтобы составить матрицу, важно понимать, по какому принципу оценивают уровень компетенций. Например, почему у одного специалиста 5 баллов за клиентоориентированность, а у его коллеги — 3. Баллы должны выставляться по точным и понятным всем критериям. Для этого компании продумывают свою шкалу оценки. 

Выбор шкалы зависит от целей использования матрицы компетенций и уровня подготовки сотрудников. Возможны варианты от бинарной («есть/нет») до 7-балльной. Например, для базового скрининга подойдёт 3-балльная шкала, а для глубокой оценки лучше использовать шкалы на 5-7 баллов. Ниже пример 5-балльной шкалы: 

• 1 балл — компетенция не развита. 
• 2 балла — компетенция проявляется не всегда. 
• 3 балла — уровень компетенции позволяет справляться со стандартными задачами. 
• 4 балла — компетенция проявляется в нестандартных условиях. 
• 5 баллов — компетенция проявляется даже в критических ситуациях, опыт можно использовать для обучения других. 

Шкала готова, но, как оценивать по ней, всё ещё не ясно. Поэтому нужно прописать индикаторы поведения для каждой компетенции — конкретные наблюдаемые действия, характеристики и результаты работы. Они помогают понять, на каком именно уровне у человека находится компетенция.

Так можно описать индикаторы поведения для компетенции «Коммуникативность»

Оформить матрицу в таблицу 

Осталось собрать матрицу в таблице. Это можно сделать в любом удобном инструменте, например, Microsoft Excel или Google Sheets. Лучше, чтобы в одном месте с таблицей находились индикаторы. Так в любой момент к ним можно будет быстро обратиться. В Excel или Sheets их можно добавить на другие листы.

Ниже пример матрицы компетенций команды подбора персонала.

В одной таблице можно собрать компетенции для разных уровней должностей. Тогда напротив управленческих навыков линейным сотрудникам ставят прочерк

Научиться составлять матрицу компетенций под каждую должность и использовать её в оценке можно в Академии iSpring на онлайн-курсе «Руководитель отдела обучения развития персонала».

Методы оценки компетенций

Оценивать компетенции можно по-разному. Одни методы помогают быстро проверить конкретные навыки, другие дают комплексный портрет специалиста. Выбор подхода зависит от того, что именно нужно измерить и какие ресурсы есть в распоряжении. Рассмотрим семь современных методов, которые используют HR-специалисты.

Каждый метод оценки делает акцент на отдельном аспекте компетенций. Выбирайте метод, исходя из ваших целей

Оценка через обратную связь. Этот подход собирает мнения о сотруднике с разных сторон. В зависимости от количества групп опрошенных выделяют:

• оценку методом 180° — учитывает только оценку руководителя и коллег; 
• оценку методом 360° — добавляет отзывы подчинённых, клиентов и самооценку;
• оценку методом 540° —включает ещё мнение клиентов внешних экспертов. 

Оценка через обратную связь позволяет увидеть не только формальные результаты работы человека, но и понять, как он общается с коллегами, подчинёнными и клиентами. Этого часто не измеряют при других подходах. Но тут важно обеспечить респондентам анонимность, иначе есть риск получить искажённые данные.

Мы в iSpring разработали инструмент, который позволяет автоматизировать процесс оценки методом 360°. Достаточно выбрать компетенции для оценки и назначить опрос сотрудникам. Учебная платформа iSpring Learn сама соберёт все данные, проанализирует их и сгруппирует в детальные отчёты. Так вы увидите зоны роста каждого специалиста и поймёте «температуру» отношений в коллективе. Без лишней бумажней волокиты.

Это результат оценки по методу 360° в iSpring Learn. На радаре компетенций сразу видна разница в оценке компетенций разными группами

Интервью. Чтобы узнать о профессиональном опыте и способностях работника, можно просто с ним поговорить. Например, спросить о трудностях в работе, отношениях с коллегами или значимых проектах.

Чтобы оценить социальные компетенции, можно использовать метод проективных вопросов. Его суть в том, что сотруднику предлагают представить гипотетическую ситуацию («что бы вы сделали, если…») или интерпретировать образы («если бы ваша работа была книгой, как бы называлась её главная глава?»). Отвечая на вопросы, сотрудник неосознанно проецирует свои собственные установки и ценности. Это позволяет увидеть его подлинные поведенческие стратегии и ценности.

Сделать интервью более структурированным поможет методика STAR. Она позволяет понять, как человек действовал в реальных рабочих ситуациях. Специалиста просят описать конкретный случай (Situation), поставленную задачу (Task), предпринятые действия (Action) и полученный результат (Result). 

STAR полезна, когда нужно оценить гибкие навыки и личные качества сотрудника или кандидата. Но важно учитывать, что для применения методики интервьюер должен уметь задавать правильные вопросы и готовиться к каждому интервью отдельно.

Ассессмент-центр. Комплексный метод, когда специалисты моделируют для всех сотрудников одни рабочие ситуации, не учитывая их нынешние должности. Задача ассессмент-центра — с помощью кейсов, ролевых игр и дискуссий понять, может ли персонал эффективно работать в условиях, которые отличаются от привычных.

Обычно ассессмент длится один-два дня и требует серьёзных временных и финансовых затрат на подготовку, а также специально подготовленных ведущих-асессоров. Чаще всего его используют для оценки топ-менеджеров и перспективных специалистов.

Тестирование. Тестирование помогает измерить конкретные навыки и личностные качества персонала: от способности решать задачи до стрессоустойчивости. Наиболее распространены три вида тестов: 

• профессиональные — проверяют hard skills; 
• психологические — оценивают личностные особенности;
• когнитивные — измеряют логику и способность к обучению. 

Важно помнить, что разовое тестирование может дать искаженную картину из-за стресса или усталости человека. Для объективности стоит проводить тесты несколько раз в разное время или комбинировать их с другими методами оценки.

Деловые игры. Ролевые игры моделируют типичные рабочие ситуации: переговоры, конфликты, презентации. Наблюдая за поведением участников, можно оценить их коммуникативные навыки, стрессоустойчивость и способность принимать решения. Важно подбирать сценарии, максимально приближенные к реальной деятельности персонала. 

Недостаток метода — возможный стресс участников. Деловые игры создают искусственно напряженную атмосферу, которая может вызывать у сотрудников и кандидатов дискомфорт. Поэтому есть вероятность исказить реальную картину. 

Экспертная оценка. Мнение о специалисте выносит квалифицированный специалист, обычно руководитель или приглашённый эксперт. Он анализирует рабочие кейсы, наблюдает за выполнением задач и проводит интервью для проверки знаний.

Метод подходит для оценки сложных технических навыков, где нужна глубокая экспертиза. Однако есть риск субъективности, поэтому лучше сочетать экспертную оценку с другими инструментами.

Аттестация. Традиционный способ оценки, который включает анализ результатов работы, собеседование и иногда тестирование. Проводится регулярно, обычно раз в год.

Аттестация — это привычный и понятный многим формат. Но в некоторых компаниях к ней подходят формально и проводят аттестацию для галочки. В таком случае оценка становится неэффективной и мало что говорит о реальных компетенциях команды.

Каждый рассмотренный метод оценки компетенций сотрудников имеет свои сильные стороны и ограничения. На практике их часто комбинируют, чтобы получить наиболее полную картину профессиональных качеств персонала.

Этапы проведения оценки компетенций

Оценка компетенций сотрудников требует системного подхода. Разберём шесть ключевых этапов, которые помогают получить объективные данные и использовать их для развития персонала. Для наглядности рассмотрим, как эти этапы реализуют при проведении оценки методом 360° на платформе iSpring Learn.

Этап 1. Подготовительный 

На этом этапе определяют цели оценки и выбирают методы. Важно понять, для чего проводится оценка: для пополнения кадрового резерва, повышения или планирования обучения. 

Вначале составьте модель компетенций или используйте уже готовую, определитесь с критериями оценки. Для оценки внутри компании лучше использовать одну модель компетенций. Затем выберите метод, который отвечает вашей задаче и ресурсам. 

В iSpring Learn матрица называется «профилем компетенций». Вы можете составить список компетенций для оценки, прописать для них индикаторы и минимальный требуемый уровень владения.

Профиль компетенций достаточно создать один раз и использовать многократно. Вы можете редактировать профиль и добавлять в него новые компетенции

Подготовка включает и технические моменты: важно составить график оценки, назначить ответственных, подготовить инструкции для респондентов. Чем тщательнее проработан этот этап, тем точнее будут результаты.

Этап 2. Информирование сотрудников

Чтобы избежать сопротивления, важно заранее объяснить команде цели и процедуру оценки. Расскажите, как будут использовать результаты, подчеркните пользу для профессионального роста. Для этого можно провести очную встречу или вебинар, где участники смогут задать вопросы. 

Уже после начала оценки в iSpring Learn все участники автоматически получают уведомления на электронную почту. Так они не пропустят оценку и успеют пройти её до дедлайна.

Не стоит пренебрегать этапом информирования. Когда люди понимают, зачем нужна оценка, они активнее участвуют в ней и испытывают меньше стресса, который может повлиять на результаты. 

Этап 3. Проведение оценки

В ходе оценки применяют выбранные методы, например, тестирование, интервью или тесты. Какой метод вы бы ни выбрали, важно соблюдать единые стандарты для всех участников, чтобы результаты были сопоставимы. Например, если это групповой ассессмент, условия должны быть одинаковыми для каждого. 

В iSpring Learn метод 360° реализован как онлайн-опрос: коллеги, руководители и подчинённые оценивают сотрудника, а он заполняет анкету для самооценки.

В опросе может быть вариант ответа «Затрудняюсь ответить». Он не учитывается при подсчете результатов

Платформа гарантирует анонимность. Это мотивирует респондентов отвечать честно и открыто, что повышает достоверность результатов.

Этап 4. Анализ результатов

Данные оценки нужно обработать и интерпретировать. Сравните результаты сотрудников с эталонными показателями для их должностей. Выявите закономерности: какие компетенции развиты хорошо, а какие требуют развития. На этом этапе полезно привлекать руководителей подразделений: они помогут понять, насколько выводы соответствуют реальной работе.

Отчёты по оценке методом 360° в iSpring Learn можно посмотреть по одному сотруднику и всем оцениваемым сразу. Второй отчёт показывает средние значения по всей команде в рамках одной оценочной сессии. Он поможет сравнить оценку участника с требуемыми значениями и баллами других оцениваемых по каждой компетенции.

Цвета в отчёте показывают процент от максимального балла шкалы компетенций

Этап 5. Обратная связь и рекомендации

Каждый оцениваемый должен узнать свои результаты. Проведите индивидуальные встречи, где обсудите сильные стороны и зоны роста. Дайте конкретные рекомендации: курсы, наставничество, новые проекты для развития навыков. 

Важно, чтобы обратная связь была конструктивной. Обсуждая результаты с работником стоит приводить реальные примеры из его работы. Вместо абстрактного «тебе нужно лучше организовывать время» — «в прошлом квартале ты трижды пропустил сроки сдачи отчётов: давай прокачаем тайм-менеджмент».

Этап 6. Мониторинг прогресса

Оценка делает моментальный снимок навыков, но важно отслеживать изменения. Запланируйте повторные замеры через 6—12 месяцев, чтобы проверить, как сотрудники работают над развитием. Используйте ту же матрицу компетенций — это покажет динамику. Регулярный мониторинг помогает корректировать планы развития и вовремя замечать рост потенциала.

Как работать с результатами оценки компетенций

Данные оценки — это не просто отчёт, а основа для кадровых решений и программ развития.

Связать результаты с бизнес-целями. Проанализируйте, какие сильные стороны сотрудников можно использовать для текущих проектов. Например, специалиста с развитыми аналитическими навыками стоит подключить к работе с данными, даже если это не прописано в его обязанностях.

Создать индивидуальные планы развития. Для каждого специалиста определите 1-2 ключевые компетенции, которые дадут максимальный эффект для его работы. Не пытайтесь закрыть все пробелы сразу. Лучше сфокусироваться на том, что действительно повысит эффективность.

Составить наглядные индивидуальные планы развития и отслеживать прогресс сотрудников можно на учебной платформе iSpring Learn. Не нужно ничего создавать с нуля — на платформе есть шаблоны, которые руководители и наставники могут самостоятельно адаптировать под своих стажёров и не обращаться к HR-отделу.

В iSpring Learn сотрудник изучает задачи, выполняет их, отмечает как пройденные или отправляет на проверку. Руководителю и HR остаётся только отслеживать прогресс

Оптимизировать процессы подбора. Результаты оценки помогают уточнить портрет идеального кандидата. Например, если действующие менеджеры по продажам испытывают сложности с работой в CRM, имеет смысл добавить тестовое задание с системой на этапе отбора. 

Сформировать проектные команды. Результаты оценки помогают собрать группу с взаимодополняющими навыками. Например, можно сочетать специалистов с развитыми креативными и аналитическими компетенциями для сложных задач.

Обновить систему обучения. Выявленные общие пробелы в компетенциях — сигнал для отдела обучения. Возможно, стоит добавить новые курсы или изменить формат тренингов. Например, если многие сотрудники испытывают сложности с презентацией проектов, провести вебинар на эту тему.

Научиться проводить качественную оценку компетенций сотрудников и использовать её результаты для роста бизнеса можно на онлайн-курсе «Руководитель отдела обучения развития персонала» Академии iSpring. 

За 3 месяца вы освоите ключевые навыки руководителя L&D и сможете:

• разрабатывать модель компетенций под конкретные бизнес-задачи;
• формировать стратегию обучения, которая действительно работает;
• создавать учебные программы, решающие реальные проблемы компании;
• запускать и внедрять онлайн-обучение с нуля; 
• грамотно распределять бюджет отдела обучения.

Преподаватели — практики с сильными кейсами — помогут выстроить максимально эффективные процессы обучения и оценки в компании.

Оценка компетенций — это не просто HR-процедура, а инструмент роста для сотрудников и развития для компании. Внедряя системный подход к оценке, вы получаете не только данные о текущем уровне команды, но и чёткие ориентиры для построения эффективных программ обучения и кадровых решений.